sunnuntai, 13. marraskuu 2016

Google Drive helpottaa tiedostojen jakamista

Koulussamme on käytössä Google Drive -palvelu, johon on koottu tärkeitä tiedostoja - ohjeita, lomakkeita, tiedotteita - koulun henkilökunnalle. Tällöin jokaista lomaketta ei ole enää pakko tulostaa ja laittaa esille esimerkiksi opettajainhuoneen ilmoitustaululle muiden kommentteja/vastauksia varten.

Google Drive -palvelu toimii samalla koko henkilökunnan yhteisenä tiedostopankkina, mutta myös henkilökohtaisena tiedostokansiona. Ennen palvelun käyttöönottoa olikin tärkeä säätää käyttäjien oikeudet siten, että vain tiettyihin kansioihin lisätyt tiedostot näkyvät kaikille käyttäjille ja muut näkyvät ilman erillisiä määrittelyjä ainoastaan kyseiselle käyttäjälle.

Google Driven etuna on myös tietokoneelle ladattava sovellus, jonka kautta palveluun lisättäviä tiedostoja pystyy katsomaan myös tietokoneen oman tiedostosovelluksen avulla ilman, että joka kerta täytyisi erikseen kirjautua Google Driveen. Työpöytäsovellus helpottaa esimerkiksi asiakirjojen tulostamista ja erityisesti muokattavissa olevia Word, PowerPoint ja Excel-tiedostojen lukemista, koska joissakin edellä mainituissa muodoissa tallennettujen asiakirjojen muotoilu muuttuu Google Driven verkkopalvelussa luettaessa. Toisaalta työpöytäsovellus edellyttää tarkkuutta tietokoneiden käytössä, johon sovellus on ladattu, estääksemme mahdolliset tiedostojen väärinkäytökset tai vuotamiset ulkopuolisille tahoille.

Google Driven avulla esimerkiksi oppimateriaalit löytyvät tietokoneelta missä ja milloin tahansa eikä aina tarvitse käyttää samaa tietokonetta/luokkatilaa. Google Drivesta on siis saatu helpotusta koulun välillä jopa hektiseen arkeen. Täysin paperittomaksi Google Drivekaan ei koulua saa, koska osa tiedostoista säilytetään edelleen esimerkiksi varmuuskopioiden muodossa koulun arkistossa eikä kaikkia asiakirjoja Google Driveen voi edes tallentaa tietosuojasäännösten vuoksi.

Projekti paperittoman koulun puolesta kuitenkin jatkuu edelleen ja uusia ideoita etsitään ahkerasti!

tiistai, 20. syyskuu 2016

Turvakävely on huippuhyvä juttu!

Koulusta löytyy monen monta erilaista turvallisuutta koskevaa asiakirjaa, kuten esimerkiksi turvallisuussuunnitelma, kriisisuunnitelma sekä koulukiusaamisen ehkäisysuunnitelma - eikä siinä ole edes kaikki. Kaikki turvallisuutta koskevat asiakirjat käydään läpi vähintään kerran vuodessa ja tarvittaessa niihin tehdään tarpeellisia päivityksiä. Viimeisimmässä päivityksessä turvallisuussuunnitelmaan lisättiin velvoite järjestää turvakävely vähintään kerran lukuvuoden aikana.

Turvakävelyn idea on hyvin yksinkertainen: tehdään kävelylenkki koulun sisätiloissa sekä piha-alueella samalla havainnoiden asioita, jotka voisivat aiheuttaa vaaraa koulussa oleville ihmisille. Kävelyn aikana tehdyt havainnot on syytä kirjata ylös vaikkapa tavalliseen ruutuvihkoon tai turvakävelyä varten laaditulle lomakkeelle, jotta havaintoja voidaan tarvittaessa hyödyntää turvallisuusasiakirjojen päivityksessä. Turvakävelyn aikana voi myös tutustua rakennuksen hätäpoistumisreitteihin, neuvoa alkusammutusvälineistön sijainnin sekä toimintaan kokoontumispaikalla.

Turvakävely on käytännössä järjestetty siten, että koulun rehtori on ennen niin sanottua turvakävelyviikkoa pitänyt koko koululle yhteisen oppitunnin turvakävelyitä koskien. Rehtorin oppitunnilla on selitetty lyhyesti turvakävelyn tarkoitus sekä ohjeistettu turvakävelyä varten laaditun lomakkeen täyttämistä. Oppitunnin jälkeen luokanopettajat ovat saaneet valita omalle luokalleen sopivan ajankohdan erikseen määrätyltä viikolta, jolloin hän yhdessä luokkansa oppilaiden kanssa suorittaa turvakävelyn. Kun valittu ajankohta sitten koittaa, opettaja jakaa jokaiselle oppilaalle havaintolomakkeen ja kuljettaa luokkansa erikseen määritellyn turvakävelyreitin läpi. Oppilaat tekevät samalla havaitsemistaan turvallisuusriskeistä merkinnät havaintolomakkeelle, joka toimitetaan turvakävelyn päätteeksi luokanopettajalle ja siitä edelleen koulun turvallisuudesta vastaavalle rehtorille.

Kun jokainen luokka on suorittanut turvakävelyn, koulun turvallisuustiimi käy läpi kaikki havaintolomakkeet ja suunnittelee mahdollisesti tarvittavat päivitykset turvallisuusasiakirjoihin. Mikäli havaintolomakkeita läpi käydessä huomataan aivan akuutteja turvallisuusriskejä, on sanomattakin selvää, että niihin kohdistetaan tarvittavat toimenpiteet välittömästi.

Turvallinen koulupäivä on joka päivä on tavoite, johon voidaan päästä ainoastaan tekemällä aktiivista työtä turvallisuuden eteen. Eikä työtä voi tehdä vain pienessä muutaman henkilön turvallisuustiimissä vaan siihen on otettava mukaan kaikki koulussa työskentelevät/opiskelevat ihmiset - onhan useampi sata silmäparia enemmän kuin viisi tai kymmenen. Kun jokainen tietää oman paikkansa "pelikentällä", voidaan hyvällä yhteispelillä saada pelastettua yksi tai useampi ihmishenki mahdollisen vaaratilanteen sattuessa.

Turvallista syksyn jatkoa kaikille!

maanantai, 19. syyskuu 2016

Vähemmän paperia -projekti etenee

Jo yhden lukukauden aikana koulutyössä kertyy huomattavan suuri määrä paperia kaappeihin ja työpöydän laatikoihin. Papereiden joukosta löytyy kaikkea aina lupalappusista kokeisiin ja kaikkea siltä väliltä. Täysin paperittomasta koulusta on varmaan turha unelmoida, mutta muutamilla muutoksilla olen ainakin itse saanut paperin määrää vähennettyä huomattavasti. 

Otan esimerkiksi vaikkapa poissaoloanomuslomakkeen, jota huoltajat käyttävät anoakseen oppilaalle tilapäistä vapautusta koulunkäynnistä esimerkiksi lomamatkan vuoksi. Laadin poissaoloanomuksesta verkkolomakkeen koulun verkkosivujen huoltajille tarkoitettuun osioon - toisin sanoen salasanoin suojatulle alueelle, jotta mahdollisilta väärinkäytöksiltä voidaan välttyä. Verkossa täytettävän lomakkeen etuna on myös sen nopeus - huoltaja täyttää lomakkeen esimerkiksi kotisohvalla ja välittömästi lomakkeen lähettämisen jälkeen lomake on luettavissa koulun lomakejärjestelmässä ja lomakkeen käsittely voi alkaa. Ja kuten eräässä tunnetussa tv-ohjelmassa on tapana sanoa, siinä ei ole vielä kaikki... Kun lomake liikkuu sähköisiä reittejä pitkin, se ei voi vahingossa unohtua kotiin tai hukkua oppilaan reppuun.

Aiemmin myös erilaisten tiedotteiden ja lupalappujen lähettämiseen kului paperia huomattavan suuria nippuja kerran tai kaksi viikossa - satunnaisesti jopa useamminkin. Viimeisimpien lukuvuosien aikana on kuitenkin siirrytty suurin harppauksin sähköisesti tapahtuvaan tiedottamiseen ja paperia on saatu säästettyä. Sähköinen tiedottaminen saattaa kuulostaa helpolta, mutta miettimistyötä siinäkin on jouduttu tekemään. Ihmiset surffailevat internetissä mitä erilaisimmilla laitteilla - älypuhelimilla, tablet-tietokoneilla, jopa televisiolla. Tiedottamisessa onkin tärkeä huomioida, että kaikki tiedotteessa oleva sisältö soveltuu käytettäväksi jokaisella mahdollisella päätelaitteella. Perinteinen teksti ja kuvat ovat onneksi olleet erittäinkin toimiva ratkaisu tässä asiassa.

Mitä seuraavaksi? Tavoitteenani on kehittää ratkaisu asiakirjojen sähköiselle allekirjoittamiselle, jolloin tietokoneella täytettäviä lomakkeita ei enää tarvitsisi edes tulostaa allekirjoittamista varten. Tämä projekti on vielä työn alla, joten siihen palattaneen vielä joskus myöhemmin...

Sähköistä syksyä kaikille!